Scan là gì? Scan khác gì so với chụp ảnh?

Khi đi làm văn phòng, bạn hay được nghe từ Scan, nhưng lại không biết Scan là gì? Nó có khác gì cho với chụp ảnh? Và có công dụng gì? Bài viết dưới đây, Rescopier sẽ giúp bạn tìm hiểu điều đó một cách chi tiết và kỹ càng nhé.

Tìm hiểu về Scan, máy Scan

Scan là gì?

Nếu bạn đang thắc mắc Scan tài liệu là gì, bản scan là gì thì hãy tìm hiểu ngay bây giờ nhé, Scan là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua các ứng dụng scan trên smartphone.

Máy Scan hay được gọi là máy quét có cách thức hoạt động tương tự như máy photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của một trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Như vậy, có thể hiểu scan có hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file “ảo” trên máy tính. Nếu tài liệu scan có chứa văn bản, bạn có thể dùng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học chuyển chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa được.

Máy Scan là gì?

Máy Scan hay còn gọi là máy quét, được biết đến như một thiết bị chụp và chuyển các hình ảnh trên bề mặt quét thành các tệp dữ liệu được lưu trữ lại trên một tệp trên máy. Không chỉ được lưu trữ trên bộ nhớ máy và máy scan còn có chức năng truyền tải vào trong các thiết bị máy tính được kết nối.

Scan ảnh, tài liệu là gì?

Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển những dữ liệu trên giấy tờ như sách, văn bản, hợp đồng hoặc là những tấm ảnh thành những file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và lưu trữ được mãi mãi. Không lo bị hư hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn tốt hơn.

Đối với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu, thì số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng nhiều, có những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị thất lạc, hỏng, thì khi đó Scan tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu nguy cơ rủi ro xấu. Ngoài việc Scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp giúp ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu.

Công dụng của Scan

Dưới đây là câu trả lời cho câu hỏi máy scan dùng để làm gì để bạn có thể hiểu rõ hơn về công dụng của chúng:

Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Để tránh tình trạng tài liệu quan trọng cần lưu trữ trong thời gian dài mà không bị hư hỏng, thất lạc thì lựa chọn scan là biện pháp tốt và hiệu quả nhất ngay tại thời điểm này. Việc này, giúp công ty bạn tiết kiệm được chi phí in ấn và không gian lưu trữ tài liệu.

Thông tin được bảo mật

Bạn có thể cài đặt mật khẩu cho tài liệu vừa scan để thông tin được bảo mật tối đa, đặc biệt sử dụng cho các thông tin quan trọng như dữ liệu công ty. Hình ảnh được scan có thể lưu trữ dưới dạng file PDF và sử dụng chữ ký số để bảo mật.

Giúp tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng hơn

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu cho những người khác nhanh chóng, thuận tiện bằng nhiều hình thức. Bạn có thể truy cập thông tin dù ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào bạn muốn.

Scan khác gì chụp ảnh?

Scan ảnh là quyết hình ảnh trên giấy bằng quang học của máy scan, điện thoại, ánh sáng được phát ra sẽ ghi nhận hình ảnh rồi lưu trữ thông tin dưới dạng ảnh kỹ thuật số. Việc chuyển hình ảnh trên giấy thành ảnh kỹ thuật số được lưu trữ trong một thiết bị như điện thoại, máy tính được coi là scan ảnh. Còn các ảnh chụp tài liệu vẫn sẽ đưa ra các file mềm nhưng ảnh sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Ánh sáng, góc máy, chất lượng,…

Hướng dẫn sử dụng máy scan

Bạn đang tự hỏi scan giấy tờ như thế nào? Dưới đây, bạn sẽ biết được chi tiết và cụ thể nhé:

• Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan. Thực hiện lần lượt các thao tác: Kết nối máy tính với máy scan → đặt tài liệu, hình ảnh vào mặt kính theo đúng vị trí mũi tên (hoặc số 0 tùy loại máy) đã được đánh dấu.
• Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan. Có thể điều chỉnh phần tài liệu scan theo các định dạng mong muốn như: kích thước, màu, trắng, đen,… Sau đó nhấn nút scan trên phần mềm.
• Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu. Sau khi scan xong có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu bằng chương trình chỉnh sửa Adobe Acrobat để chuyển đổi file dưới dạng PDF hoặc sắp xếp các loại tài liệu khác nhau thành file tổng.

Trên đây, Rescopier đã trả lời câu hỏi scan là gì, photo scan là gì, scan hồ sơ là gì để bạn tham khảo, hy vọng sẽ có thêm các kiến thức cho bạn áp dụng khi làm việc để công việc của bạn hiệu quả hơn nhé.